L’audit bureautique :
l’efficacité du quotidien

Un inventaire précis et exhaustif

Notre audit bureautique commence par un inventaire détaillé de toutes vos productions : documents, tableaux, présentations, etc. Nous recensons chaque élément, identifions les doublons, les versions obsolètes et les documents inutilisés, vous offrant ainsi une base de données propre et organisée.

Chaque élément est détaillé dans une fiche reprenant en autres les informations comme :

• Le créateur et date de création
• La date et fréquence de mise à jour
• La responsabilité de pertinence
• Les périmètres de réglementation correspondants
• Les autres informations/productions sources et dépendantes
• Le parcours de construction
• Le parcours d’utilisation
• Les process d’amélioration issus de la phase de production jusqu’à la phase d’exploitation
• Les possibilités d’automatisation
• Les garanties de sécurité et de validité
• … etc …

Pondération et priorisation

Nous évaluons ensuite l’importance et la fréquence d’utilisation de chaque production. Cette pondération vous permet de prioriser les documents essentiels, d’identifier les ressources sous-utilisées et de rationaliser vos processus.

Tracabilite et flux de travail

Notre audit retrace le cheminement de chaque document au sein de votre entreprise, de sa création à son archivage. Cette traçabilité vous permet de comprendre les interactions entre les différents services, d’identifier les goulots d’étranglement et d’optimiser vos flux de travail.

Sécurité et conformité

Nous évaluons également la sécurité de vos documents, en identifiant les risques de perte, de vol ou de divulgation. Nous vérifions la conformité de vos pratiques avec les réglementations en vigueur, vous assurant ainsi une protection optimale de vos données.

les benefices d’un audit bureautique

Les bénéfices d’un audit bureautique sont nombreux et mesurables aussi bien dans la qualité des pièces créées que dans leur pertinence mais aussi dans leurs processus de construction ou de modification.

• Gain de temps et d’efficacité
• Réduction des coûts
• Amélioration de la productivité
• Sécurité renforcée des données
• Conformité réglementaire
• Optimisation des flux de travail
• Prise de décision éclairée

Recommandations strategiques et plan d’actions

À l’issue de l’audit, nous élaborons un rapport détaillé comprenant des recommandations stratégiques personnalisées. Ce document propose des solutions concrètes pour optimiser votre gestion documentaire, accroître votre productivité et renforcer la sécurité de vos données, en incluant des propositions de nouvelles organisations et de contenus pertinents.

La présentation de ces recommandations est suivie d’un atelier collaboratif avec les responsables et les commanditaires de l’audit. Cet atelier, pierre angulaire du processus, vise à valider, construire ou reconstruire, et optimiser les solutions proposées.

Un plan de suivi rigoureux est ensuite mis en place pour mesurer l’efficacité des optimisations apportées et garantir l’atteinte des objectifs fixés.